Faktur penjualan atau invoice adalah bukti tertulis yang diberikan penjual mengenai daftar kiriman barang yang dibeli konsumen, lengkap dengan keterangan nama, jumlah serta harga yang dibayarkan. Salah satu jenis faktur yang biasa digunakan yaitu faktor proforma atau proforma invoice.
Mirip dengan faktur penjualan biasanya, proforma invoice ini berguna dalam melayani pelanggan yang melakukan transaksi dan memungkinkan konsumen melihat perkiraan transaksi, seperti biaya produk, biaya pengirima ataupun biaya untuk pemrosesan.
Bila faktur penjualan diberikan setelah dilakukan pembayaran dan kedatangan barang, namun faktur proforma ini diberikan sebelum produk ataupun jasa diberikan. Karena itulah, proses penagihan bisa dilakukan bertahap. Nah, berikut ini adalah penjelasan lengkap tentang proforma invoice.
Pengertian Faktur Proforma
Faktur proforma adalah faktur yang diberikan penjual sebelum menyediakan barang atau jasa. Pemberian proforma invoice ini dilakukan sebelum pelanggan menerima produk, karena produk tersebut sedang dalam proses pengiriman ataupun belum selesai dikerjakan.
Bisa dibilang proforma invoice ini adalah jenis faktur sementara, sebelum penjualan atau pemasok menyerahkan barang secara keseluruhan.
Tujuan diberikannya faktur ini adalah agar dapat memastikan bahwa penjual dan pembeli ada di halaman yang sama mengenai perjanjian, termasuk dalam hal ini soal harga barang atau jasa. Faktur ini akan memberikan gambaran umum pada pelanggan tentang biaya produk atau layanan.
Selain itu, untuk pelanggan, faktur ini akan membantu mereka untuk mengetahui tentang update terbaru serta melihat perkiraan transaksi yang akan dilakukan.
Tanpa adanya faktur proforma ini, pebisnis akan sulit mengingat Kerjasama atau perjanjian apa yang telah dibuat. Penagihan utang pun akan lebih sulit dilakukan bila tidak diketahui tanggal jatuh temponya. Dengan adanya faktur ini, semua hal dapat berjalan dengan baik, serta kedua belah pihak dapat menjalankan kewajibannya.
Faktur proforma ini umumnya digunakan oleh bisnis yang menerapkan adanya sistem pembayaran uang muka serta angsuran. Penerimaan pembayaran invoice tersebut bisa dilakukan dengan sistem cicilan sesuai dengan nominal yang sudah ditentukan.
Misalnya, ketika kontraktor mendapat proyek yang dibagi menjadi beberapa tahap. Kontraktor akan mendapat uang muka sebelum proyek dimulai. Proses penagihan selanjutnya akan dilakukan bertahap sesuai persentase penyelesaian proyek tersebut. Penagihan tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan faktur tersebut selama proyeknya masih berlangsung.
Fungsi Faktur Proforma
Adapun fungsi dari faktur jenis ini yaitu:
- Menyatakan nilai barang, guna keperluan bea cukai, sehingga proses pengiriman pun dapat lebih lancar dilakukan
- Berisikan perkiraan estimasi harga yang harus dibayarkan untuk bisa melunasi tagihan
- Penjual dapat melakukan perkiraan terkait jumlah produk yang akan dibeli oleh pelanggan
- Rujukan sah untuk memasukkan transaksi ke pembukuan keuangan
- Rujukan sah bila nanti barang ataupun jasa yang tercatat dijual pembeli kepada pihak lain
- Rujukan bila ada kesalahan dalam transaksi, misalnya kesalahan jumlah barang yang dikirim
- Digunakan saat tidak adanya seluruh detail yang diperlukan
- Beberapa klien juga menggunakan faktur ini agar pembelian bisa disetujui oleh pihak internal mereka
- Umumnya digunakan untuk transaksi impor ataupun perdagangan
Manfaat Faktur Proforma
Pembuatan proforma invoice ini dilakukan dengan tujuan utama untuk memberi informasi pada pelanggan tentang total harga yang harus dibayarkan, sehingga mereka pun dapat lebih percaya pada bisnis. Adapun manfaat dari faktur ini adalah:
- Mengurangi kemungkinan kesalahan perhitungan total harga
- Menjadikan bisnis lebih profesional
- Menjaga hubungan baik dengan pelanggan
- Pelanggan dapat mengetahui total harga sebelum membayarkan
- Mencegah terjadi keterlambatan pembayaran
Komponen yang Tercantum Dalam Faktur Proforma
Umumnya, dalam faktur proforma akan tercantum beberapa komponen berikut:
- Identitas penjual
- Nama serta deskripsi produk ataupun jasa
- Harga, rabat (bila ada), kuantitas produk, tarif dan jumlah pajak serta jumlah total
- Rincian pembayaran dan nomor rekening bank
- Tanggal proforma invoice serta tanggal jatuh tempo (bila disetujui), dan detail lain yang penting untuk pembeli, seperti info penjualan dan pemasaran.
Perbedaan Faktur Penjualan dengan Faktur Proforma
Sekalipun proforma invoice ini adalah salah satu jenis invoice, namun ada perbedaan di antara keduanya.
Yang pertama, perbedaan yang paling jelas adalah pada sifatnya. Faktur proforma memiliki sifat yang sementara, sehingga apa yang ada di dalamnya bisa berubah karena memang pada dasarnya faktur tersebut adalah perkiraan. Perubahan ini dapat terjadi atas dasar kesepakat dari kedua belah pihak.
Sedangkan untuk isi invoice, sifatnya tetap atau tidak bisa diganggu gugat, serta ada konsekuensi hukum bila masing-masing pihak tidak melakukan kewajibannya.
Dari segi waktu penerbitan, proforma invoice dikeluarkan sebelum menyediakan barang ataupun jasa. Sedangkan invoice biasa akan dikeluarkan setelah pesanan diselesaikan secara keseluruhan.
Berdasar tujuannya, proforma invoice ini hanya untuk menunjukkan perkiraan dari harga yang harus dibayarkan, di mana ini dapat dinegosiasikan kembali. Sedangkan invoice berisikan informasi serta penagihan pembeli atas barang ataupun jasa yang sudah disediakan atau dikirimkan.
Dalam akuntansi, proforma invoice ini tidak dicatat dalam pembuan, karena hanya memberi gambaran umum saja. Sedangkan invoice biasa akan dilakukan pencatatan sebagai piutang atau utang dagang.
Perbedaan Faktur Proforma dengan Purchase Order
Proforma invoice dan pesanan seringkali dianggap sama. Keduanya pun berisikan deskripsi produk, jumlah, harga, diskon, serta syarat pembayaran.
Yang membedakan adalah, proforma invoice ini merupakan dokumen yang dibuat penjual dan dikirimkan kepada pembeli. Sedangkan purchase order merupakan dokumen yang dikeluarkan pembeli lalu dikirimkan ke penjual.
Selain itu, purchase order ini bisa dianggap dokumen komersial, yang berarti konfirmasi resmi dari penjualan. Sedangkan faktur performa merupakan penawaran penjualan, bukannya konfirmasi. Dalam hal ini, purchase order merupakan kontrak mengikat secara hukum namun pada faktur proforma bisa saja berubah.
Kapan Saja Penggunaan Faktur Proforma Dibutuhkan?
Proforma invoice ini bisa dibilang buka faktur yang perlu untuk dikeluarkan di berbagai aktivitas transaksi. Namun, ada juga beberapa syarat kalau penjual harus mengeluarkan proforma invoice ini dan menunjukkannya kepada pembeli. Ada beberapa kondisi di mana faktur proforma ini dibutuhkan, yaitu:
-
Saat perlu pembayaran di muka
Ketika ada pembelian produk ataupun jasa yang mengharuskan pembayaran di muka, maka dibutuhkan faktur proforma ini agar penjual bisa memastikan pembayaran terjamin, sebelum mereka menyelesaikan pesanan tersebut.
-
Penjualan punya kemungkinan besar akan terjadi
Faktur proforma ini dianggap bukan saja sebagai perkiraan namun permintaan untuk pembayaran. Dengan begini, dapat disimpulkan kalau penjualan dianggap kemungkinan besar akan terjadi. Karena, terkadang transaksi yang dilakukan penjual dan pembeli bisa batal ataupun masih dalam pertimbangan. Karena itulah, proforma invoice ini bisa jadi proposal penjualan yang menjadi tanda kalau transaksi masih dalam proses.
-
Bentuk transaksi berupa titipan oleh pembeli
Dalam hal ini mirip dengan pembayaran di muka, di mana faktur proforma ini jadi bukti yang menjadi aktivitas perdangan dan proses pemesanan bisa diselesaikan nanti.
Untuk kemudahan dalam pencatatan transaksi, pembukuan ataupun pembuatan faktur, termasuk faktur proforma ini, Anda dapat menggunakan Accurate Online yang memiliki fitur unggulan yang akan memudahkan aktivitas akuntansi bisnis atau perusahaan Anda.
Bila Anda ingin mengetahui informasi lebih lanjut perihal Accurate Online, Anda dapat mengunjungi laman mitramandiri.id.