Memanfaatkan aplikasi pembukuan toko tentu akan membantu kelancaran bisnis Anda. Di tengah kemajuan teknologi digital seperti saat sekarang ini memang sudah sepatutnya para pelaku bisnis menggunakan aplikasi pembukuan untuk setiap pencatatan transaksi mereka.
Cara konvensional seperti menggunakan mesin kasir tua atau pembukuan manual dan kalkulator pada dasarnya sudah tak efektif di zaman sekarang. Sayangnya, masih banyak toko-toko besar yang menggunakan metode tradisional seperti itu. Padahal dengan menggunakan aplikasi pembukuan, kegiatan bisnis di dalam toko akan lebih rapi dan teratur.
Mengenal Aplikasi Pembukuan Toko
Aplikasi pembukuan toko merupakan jenis software yang membantu para pemilik toko dalam memantau berbagai kegiatan transaksi di dalamnya. Lewat fitur-fitur dalam aplikasi ini Anda akan dimudahkan dalam proses penghitungan dan pencatatan transaksi.
Semua catatan keuangan akan dibuat serapi dan seakurat mungkin dan tentu saja dalam durasi waktu yang lebih cepat. Tak hanya toko-toko besar, para pemiliki bisnis kecil hingga menengah pun sangat cocok menggunakan software pembukuan toko dalam mengatur catatan keuangan bisnis mereka.
Baca Juga: Memilih Aplikasi Pembukuan Restoran dan Tips Pembukuan yang Tepat
Beberapa jenis bisnis atau toko yang sudah banyak memanfaatkan kehadiran aplikasi pembukuan toko ini di antaranya seperti restoran, kafe, kedai kopi hingga toko-toko retail lainnya. Kehadiran aplikasi pembukuan akan memudahkan Anda dalam menjalankan bisnis secara lebih efektif dan efisien.
Cara Memilih Aplikasi Pembukuan Toko yang Tepat dan Akurat
Perhatikan beberapa tips berikut sebelum memilih aplikasi pembukuan untuk toko ataupun bisnis Anda.
Cermati Basis Aplikasi Pembukuan dan Aspeknya
Hal pertama yang harus Anda perhatikan ialah mengenai basis pengelolaan software pembukuan itu sendiri. Apakah aplikasi tersebut bisa digunakan secara online atau offline saja. Pilihlah jenis basis aplikasi sesuai dengan kebutuhan toko Anda.
Jika melihat dari segi kepraktisan dan manfaatnya, banyak pemilik toko yang lebih memilih aplikasi pembukuan berbasis online. Keuntungan menggunakan aplikasi dengan sistem online memang memberikan dampak yang lebih baik pada bisnis dibandingkan menggunakan software pembukuan offline.
Kehadiran pembukuan aplikasi pada dasarnya memang memberikan banyak kepraktisan bagi para pemilik bisnis ataupun toko. Bahkan hanya bermodalkan ponsel pintar saja, Anda pun sudah melakukan berbagai jenis transaksi keuangan dalam toko.
Tak hanya itu saja, aplikasi pembukuan juga memiliki fitur pembaruan otomatis, sehingga data-data transaksi tetap aman. Dengan menggunakan aplikasi pembukuan berbasis online, para pemilik usaha juga bisa memantau keadaan finansial bisnis mereka dari mana saja dan kapan saja. Selama memiliki jaringan yang baik maka Anda pun akan tetap bisa memantau perkembangan bisnis sekalipun berada di tempat yang jauh.
Kemudian, proses pengelolaan data lewat aplikasi pembukuan secara online juga anti ribet di mana Anda tak perlu lagi mengumpulkan berbagai nota atau dokumen keuangan secara manual.
Cek Keamanan Data Aplikasi
Tips memilih software pembukuan toko selanjutnya ialah dengan mengecek keamanan aplikasi tersebut. Pastikan jika aplikasi yang digunakan benar-benar mampu menjaga privasi dan data toko atau bisnis Anda.
Untuk mengetahui apakah perusahaan penyedia aplikasi tersebut memiliki keamanan yang bagus dapat Anda cek lewat situs resmi yang mereka miliki. Anda juga bisa melihat review dari para pengguna lainnya. Jika banyak yang memberikan respon yang positif maka dapat dikatakan jika penyedia aplikasi tersebut memberikan keamanan yang berkualitas kepada client.
Jika informasi yang disediakan masih kurang memuaskan Anda, silahkan menghubungi pihak pengelola aplikasi tersebut secara langsung. Silahkan meminta penjelasan lebih lengkap terkait fitur keamanan yang disediakan oleh jasa penyedia aplikasi tersebut.
Tentukan Daftar Fitur yang Anda Butuhkan
Pastikan pula untuk memilih jenis aplikasi pembukuan yang memiliki daftar fitur yang dibutuhkan toko Anda. Anda bisa membuat list daftar fitur-fitur penting yang Anda butuhkan mulai dari sekarang.
Beberapa fitur penting yang wajib ada dalam sebuah aplikasi pembukuan toko di antaranya berupa fitur pembuatan faktur, fitur pemasukan dan pengeluaran, pengelolaan inventaris, pembuatan pesanan dan catatan pembelian inventaris, pengelolaan pajak, perekam entri jurnal, penghitungan jumlah utang dan piutang akun, pengecek neraca laba dan rugi dan beberapa fitur tambahan lainnya.
Beberapa pelaku usaha merekomendasikan untuk menggunakan fitur track server, fitur pengawasan untuk beberapa outlet hingga fitur kontrol akses untuk setiap anggota dan karyawan di dalam toko. Kehadiran fitur ini dapat membantu pemilik toko untuk memantau aktifitas setiap anggotanya. Hal ini juga dilakukan untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.
Baca Juga: Pentingnya Memiliki Aplikasi Pembukuan Toko Kelontong
Tampilan Pengguna dan Kemudahan Pengoprasian
Aplikasi yang menghadirkan tampilan yang sederhana tentu akan lebih memudahkan Anda dalam mengoperasikannya. Aplikasi dengan pengoperasian yang mudah juga akan membantu anggota dan karyawan Anda dalam menjalan aplikasi tersebut sekalipun tak memiliki latar belakang akuntansi sama sekali.
Jadi, hanya dengan memberikan sedikit arahan, karyawan Anda pun akan lebih cepat memahami alur dan proses penginputan data lewat aplikasi pembukuan. Proses penginputan segala jenis transaksi keuangan di dalam toko juga tentu akan berjalan secara lebih efektif dan efisien.
Aplikasi yang memiliki tampilan yang ribet hanya akan menyusahkan proses pengelolaan keuangan bisnis Anda. Pengelolaan bisnis yang seharusnya lebih cepat dan praktis malah menjadi semakin kompleks dan menyusahkan karyawan.
Pastikan Dapat Digunakan dalam Jangka Panjang
Sebagai pelaku bisnis, Anda harus mempertimbangkan keberlangsungan bisnis yang dijalankan. Oleh sebab itu, sebelum menentukan sebuah aplikasi pembukuan, ada baiknya untuk memilih software pembukuan yang bisa digunakan untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
Kesalahan pemilihan aplikasi pembukuan bisa berisiko terhadap kelancaran bisnis Anda di kemudian hari. Oleh sebab itu, pilihlah aplikasi yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan toko Anda. Tentu akan sangat sulit jika harus menggonta-ganti aplikasi setiap tahun atau pada periode tertentu. Hal ini juga akan memberi kesulitan kepada karyawan untuk memindahkan data keuangan yang jumlahnya tentu saja tak sedikit.
Untuk menghindari kerumitan tersebut, maka ada baiknya jika Anda memilih aplikasi pembukuan yang bisa digunakan untuk jangka panjang. Pertimbangkanlah aplikasi pembukuan yang memiliki fitur jangka panjang, meskipun terdapat fitur-fitur yang belum Anda butuhkan untuk saat ini akan tetapi sebagai pelaku bisnis Anda tetap harus mengantisipasi perkembangan teknologi di era digital yang akan terus berkembang di kemudian hari.
Pastikan Aplikasi Memiliki Pilihan Ekspor Data
Banyak pelaku bisnis yang masih mengabaikan pentingnya fitur ekspor data dalam sebuah aplikasi pembukuan. Padahal, fitur ekspor data ini sangat penting untuk mengantisipasi munculnya gangguan pada aplikasi pembukuan. Pengeksporan data bisa menjadi data cadangan untuk menyimpan semua kegiatan transaksi di dalam bisnis Anda.
Penutup
Aplikasi pembukuan toko memang menghadirkan beragam manfaat bagi para pelaku usaha. Selain memberikan kemudahan dalam penginputan transaksi keuangan toko, aplikasi pembukuan juga akan memudahkan Anda untuk mengawasi dan memantau kondisi keuangan toko secara real time dari mana saja dan kapan saja. Namun, sebelum memilih aplikasi pembukuan, pastikan untuk mempertimbangkan fitur-fitur serta sistem keamanan yang ada di dalamnya.