Menguasai bagaimana bisnis berproses dan mampu mengoptimalkan seluruh usaha yang Anda lakukan, adalah tugas utama para pelaku usaha. Untuk mewujudkannya, BPM (Business Process Management) adalah solusi terbaik yang bisa Anda lakukan. Karena pada aspek bisnis ini, Anda harus melakukan segala upaya untuk optimasi bisnis yang Anda kelola.
Walaupun pada kenyataannya masih banyak pebisnis yang acuh bahkan tak mengindahkan aspek bisnis ini, sehingga membuat bisnisnya dalam keadaan stagnasi. Oleh karena itulah para pelaku usaha seperti Anda setidaknya harus menguasai dasar dasar BPM, agar bisa mengoptimalkan upaya yang Anda lakukan dalam bisnis.
Apa itu BPM (Business Process Management)?
Pada dasarnya setiap bisnis memiliki proses bisnisnya masing-masing, dan dari satu bisnis dan lainnya memiliki pergerakan dan pengendalian SDA yang berbeda-beda. hal tersebut pastinya berfungsi untuk menjalankan bisnis dan mencapai tujuan dari bisnis yang dikelolanya.
Oleh sebab itu bisnis membutuhkan sebuah metode manajemen proses yang mumpuni. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi dan kinerja dengan menjalani proses bisnis yang cerdas. Selain itu setiap usaha yang dilakukan harus dapat disesuaikan dengan kondisi pasar serta lingkungan kerja (beradaptasi).
Baca Juga: Pentingnya Manajemen Industri Pangan Bagi Kelangsungan Bisnis
Antara satu jenis bisnis dan lainnya pasti memerlukan proses bisnis yang berbeda, karena proses harus bisa dikelola dengan baik oleh individu bisnis tersebut. Sehingga proses tersebut memiliki peluang baik untuk pertumbuhan bisnis.
BPM juga bisa Anda artikan sebagai sebuah metode atau bentuk disiplin organisasi yang mengharuskan perusahaan mengambil langkah tepat dalam setiap kondisi yang terjadi. Bahkan bisnis harus tahu kapan waktunya mundur dan melihat semua proses ini tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Metode yang harus dikuasai dalam aspek bisnis ini adalah bagaimana perusahaan dapat menemukan, memodelkan, menganalisis, mengukur, meningkatkan, serta mengoptimalkan proses bisnis. Hingga nantinya bisnis mampu mengkoordinasikan perilaku individu, sistem, informasi, dan faktor pendukung lainnya.
Contoh dari proses bisnis dalam BPM adalah penciptaan produk atau layanan prima, proses perekrutan pegawai, hingga cara mengatasi keluhan pelanggan. Sangat perlu adanya edukasi, penyelarasan dan penyamaan persepsi, serta evaluasi rutin untuk mewujudkan proses bisnis yang sehat.
Tahapan yang Harus Dilalui Bisnis untuk Menerapkan BPM
Karena BPM termasuk sistem manajemen menyeluruh, maka aspek ini menjadi rangkaian kegiatan yang saling berkesinambungan. Bahkan dalam setiap tahapannya memiliki arti dan fungsinya masing-masing. Untuk menerapkannya setidaknya sebuah bisnis akan melalui beberapa tahapan ini:
1. Membuat Rancangan Analisis:
Tahapan BPM yang pertama dalam membuat sebuah rancangan analisis, berdasarkan data riset pasar yang mendalam. Pada proses ini sebuah perusahaan harus bisa melihat dan menganalisis proses seperti yang efektif berdasarkan kondisi saat ini.
Tugas para pelaku usaha adalah mempertimbangkan proses bisnis apa yang paling ideal, dan apa yang memiliki potensi berhasil paling tinggi. Bisnis juga harus bisa beradaptasi atau mengatasi masalah, inefisiensi, atau hambatan dengan berlandaskan proses bisnis yang dilakukan.
2. Membuat Pemodelan Sistem yang Ingin Anda Jalankan
Proses selanjutnya bisa terjadi tergantung para pelaku usaha melihat potensi proses bisnis yang akan mereka jalankan. Cara terbaik melakukan tahapan ini adalah melakukan berbagai skenario perandaian yang berbeda-beda untuk mendapatkan solusi penyelesaiannya.
Bisnis harus dapat menemukan cara untuk meningkatkan efisiensi proses untuk merancang implementasi yang ideal. Dengan menggunakan model proses ini, bisnis dapat mengeksplorasi pendekatan baru, dengan berbagai skenario dan variabel potensial yang mungkin terjadi.
3. Mengeksekusi Model Sistem yang Sudah Dibuat
Tahapan ini sebenarnya lebih cocok disebut dengan pengujian sistem secara langsung, dengan cara mengimplementasikan proses bisnis dari pemodelan sistem yang telah dibuat. Penerapan perubahan sistem atau eksekusi model baru harus melalui tahapan yang dibutuhkan perusahaan.
Selain itu pebisnis harus bisa mengasumsikan bisnis dan pekerjanya mampu melaksanakan setiap proses yang diperbarui. Oleh karena itu, penting untuk memastikan adanya dokumentasi yang detail dan terperinci.
4. Melakukan Monitoring dan Evaluasi
Pada dasarnya penerapan sistem tidak akan bisa langsung berjalan mulus, meskipun itu untuk sistem baru di perusahaan berkembang. Karena setiap bisnis tersebut akan melakukan adaptasi terhadap sistem baru yang ditetapkan.
Tugas pelaku usaha adalah melakukan pemantauan untuk melihat apakah ada peningkatan atau terjadi masalah. Dengan mengumpulkan data dan mengukur kemajuan terhadap strategi bisnis, pelaku usaha juga harus siap terhadap adanya evaluasi pada sistem untuk penyempurnaan secara bertahap.
5. Mengoptimasi Proses Bisnis dengan Terus Berinovasi
BPM adalah metode berkelanjutan yang saling terhubung, oleh sebab itu jika proses bisnis sudah terwujud dengan baik tugas pelaku usaha adalah melakukan optimasi dan inovasi. Karena setiap sistem tidak akan selamanya menjadi efektif.
Perusahaan harus bisa menemukan formula terbaik, untuk mengatasi setiap kondisi dari setiap periode bisnis yang berjalan. Melakukan inovasi dan penggunaan teknologi juga menjadi langkah terbaik untuk meningkatkan efisiensi penerapan BPM.
Baca Juga: Apakah COGS adalah Faktor Penting Bagi Sebuah Bisnis? Yuk Simak!
Manfaat Menerapkan BPM untuk Sebuah Bisnis
Secara umum tujuan utama dari penerapan BPM adalah mencari cara paling efektif dalam menjalankan sebuah bisnis, tak heran penerapannya akan sangat membantu sebuah bisnis. Belum lagi manfaat-manfaat dari penerapan ini bisa mendukung pengembangan bisnis, seperti beberapa manfaat BPM ini:
1. Mengasah Insting Bisnis dari Pemilik Usaha
Pada dasarnya penerapan BPM mengharuskan para pelaku bisnis untuk peka terhadap kondisi perusahaan, sekaligus memutuskan cara terbaik untuk mengelola bisnisnya dengan cara terbaik. Sehingga dengan menerapkannya pelaku usaha akan secara otomatis mengasah insting berbisnisnya.
2. Menekan Efisiensi Penggunaan Biaya
Manfaat berikutnya dari penerapan BPM adalah terwujudnya efisiensi penggunaan biaya, artinya perusahaan akan menekankan penggunaan biaya dengan skala prioritas. Serta mengurangi pengeluaran dana, untuk sesuatu yang memiliki sifat pemborosan. Dengan begitu perusahaan dapat meningkatkan profitablenya secara signifikan.
3. Terwujudnya Efisiensi Waktu
Dengan melakukan proses bisnis terbaik, pastinya performa pekerja akan meningkat. Selain itu penggunaan teknologi yang dan sistem yang tepat juga akan mewujudkan efisiensi waktu. Karena segala proses yang tidak perlu akan dipangkas pada setiap prosesnya, sehingga pengerjaan lebih cepat selesai.
4. Kesejahteraan Pegawai Lebih Terjamin
Dalam penerapan BPM, perusahaan akan menekan efisiensi proses guna meningkatkan kinerja. Dengan prinsip optimasi yang jadi penilaian utamanya, pastinya BPM mengharuskan pekerjanya memberlakukan kesejahteraan pegawai dengan baik. Karena hal tersebut dapat berpengaruh pada kinerja dan performa perusahaan.
5. Meningkatkan Kredibilitas Perusahaan
Seiring penggunaan sistem terbaik dalam perusahaan, kredibilitas perusahaan akan ikut naik. Hal ini pastinya juga akan mempengaruhi penilaian publik, yang menunjang perwujudan tujuan perusahaan lebih mudah tercapai
Baca Juga: Inilah Kesaktian Holding Company dalam Mengendalikan Risiko
Kesimpulan
Dari penjelasan tersebut dapat Anda simpulkan bahwa BPM adalah proses berkelanjutan yang mengarah pada peningkatan hasil bisnis secara periodik. Dengan BPM, bisnis dapat mengoptimalkan operasi bisnis, untuk memberikan produk maupun layanan yang lebih baik kepada pelanggan.
Untuk menerapkan BPM, Anda selaku pelaku usaha harus memahami dasar-dasar BPM, tahapan dan juga manfaatnya. Dengan bekal tersebut pastinya penerapan metode ini akan lebih maksimal sekaligus menunjang terwujudnya cita-cita perusahaan!